Para cualquier emprendedor, el crecimiento es el objetivo principal. Sin embargo, escalar un negocio trae consigo un enemigo silencioso: la complejidad. Los procesos manuales que funcionaban para un equipo pequeño se vuelven lentos, propensos a errores y un freno para la expansión. La pregunta, entonces, no es si la empresa crecerá, sino si su estructura interna podrá soportar ese crecimiento.
La transformación digital, y en particular la automatización de procesos de negocio (BPM), se presenta no como un lujo tecnológico, sino como una necesidad estratégica. Analizar cómo organizaciones de distintos sectores han enfrentado y superado sus desafíos operativos ofrece una hoja de ruta clara para los negocios emergentes. Más que la implementación de un software, se trata de adoptar una filosofía de gestión que prioriza la eficiencia, la data y la escalabilidad.
De las Tareas Manuales a la Eficiencia Operativa
El primer síntoma de que un negocio necesita evolucionar es la dependencia de procesos manuales. El uso de hojas de cálculo, correos electrónicos y documentos físicos para operaciones críticas es una fórmula para la ineficiencia.
- Seguros SURA, por ejemplo, realizaba la confección de cotizaciones y reservas de negocio de forma manual, apoyándose principalmente en Excel, lo que generaba lentitud, errores y la imposibilidad de tener un seguimiento histórico.
- Bantrab, un importante grupo financiero, gestionaba sus órdenes de compra con documentos impresos que se enviaban por correspondencia interna para su aprobación.
- En el sector de servicios de pago, CardNET operaba sin un sistema interno automatizado, basando su trabajo en documentación en papel y llamadas telefónicas, sin poder monitorear sus propias operaciones.
Estos escenarios, comunes en empresas de gran tamaño, son un reflejo magnificado de los problemas que enfrentan los emprendedores. La solución pasa por digitalizar y automatizar estos flujos. Tras la implementación de una plataforma de gestión de procesos, Bantrab logró reducir el tiempo de sus procesos de compra en un 60% y CardNET disminuyó el tiempo en su proceso de compras en un 50%. Por su parte, la Universidad Técnica del Norte (UTN) en Ecuador redujo la emisión de certificados de horas a tan solo segundos.
La Data como Motor de Decisiones Estratégicas
Emprender sin datos es como navegar en la niebla. Una de las consecuencias más graves de los procesos manuales es la falta de visibilidad. Si no se puede medir, no se puede mejorar.
La automatización centraliza la información y la convierte en un activo estratégico. En SURA, el objetivo era claro: permitir a la alta dirección saber el estado de cada proceso y, con base en indicadores, tomar decisiones para el óptimo desarrollo de la compañía. La implementación de un BPM no solo ordenó sus flujos, sino que les otorgó una mayor capacidad analítica del 88%.
Para CardNET, la transformación les permitió supervisar con precisión todos los procesos en tiempo real a través de cuadros de mando e informes , algo que antes era imposible. De manera similar, Bantrab pudo desarrollar indicadores de medición para los usuarios, facilitando el control y análisis en tiempo real. Este paso de la operación manual a la gestión basada en datos es lo que diferencia a un negocio que sobrevive de uno que prospera.
Escalabilidad y Adaptabilidad: Crecer sin Romper el Negocio
El mercado no espera. Un negocio emergente debe ser ágil, capaz de adaptarse a cambios regulatorios, crisis inesperadas o un aumento súbito de la demanda. La rigidez de los sistemas manuales es una barrera para esta agilidad.
- New Millennia Group, en el Reino Unido, se enfrenta a procesos administrativos y de cumplimiento legal muy complejos y susceptibles a cambios constantes. La automatización le permitió no solo gestionar esa complejidad, sino también adaptarse rápidamente a nuevas normativas, implementando más de 600 procesos en solo dos años.
- La pandemia de COVID-19 fue un catalizador para empresas como SISA Seguros y CardNET. SISA tuvo que implementar proyectos previstos para fin de año en tan solo tres meses para garantizar el servicio. CardNET vio en la crisis una oportunidad para acelerar su transformación y migrar procesos físicos a digitales.
- Incluso en el sector educativo, la Universidad de Deusto utilizó la automatización para implementar con éxito los Sistemas de Garantía Interna de Calidad (SGIC), de obligado cumplimiento en Europa, demostrando que la adaptabilidad regulatoria es clave en cualquier industria.
La capacidad de una plataforma No-Code , que permite construir y modificar procesos sin necesidad de programación, fue un factor decisivo en muchos de estos casos. Para un emprendedor, esto significa poder rediseñar un flujo de trabajo en días, no en meses, respondiendo con la velocidad que el mercado exige.
La lección que dejan estos casos es clara: la automatización de procesos no es un gasto, sino una inversión fundamental en la viabilidad a largo plazo de un negocio. Libera al equipo de tareas repetitivas para que pueda centrarse en actividades que añaden valor, proporciona la visibilidad necesaria para tomar decisiones estratégicas y construye una base operativa sólida y flexible, capaz de soportar el crecimiento y adaptarse a los imprevistos.
Para el emprendedor, mirar más allá de la herramienta y adoptar una cultura de gestión por procesos es el paso definitivo para construir una empresa preparada no solo para competir hoy, sino para liderar mañana.
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Jaime Torres, Consultor de Negocio
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